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2007年06月05日

メタ議事録作成ツール

最近、さらに抽象度の高い仕事に専念するため、
自分の仕事のできるだけ多くを部下に引き継ぐことをはじめている。
そのために、複数人で会議をすることが多くなるのだが、
その時の議事録のとりかたに工夫ができるのではないかと考えた。

自社側3人、お客様側3人の6人の会議を想定する。

ふつうは、基本的には議事録は「会議で話されたことの記録」である。
XMでは実践されているような形式でメタデータを付けることによって
「結論」「ToDo」「継続して検討中」などの種別をつけることで、
議事録の利用効率を上げる方法を提案している。

XMでは、まだ、複数人で同時に議事録をとるときのことが深く考慮されていない。

議事録のクオリティをさらに向上させる方法として、
主議事録、メタ議事録の2つに分ける方法があると思う。

つまり、自社側が3人いるとすると、そのうち1人が主に話して、
次の1人が主議事録を作成してできるだけ詳細な記録を残そうとし、
最後の1人が、メタ議事録をつける。

メタ議事録というのは、「AさんがBと言った」の記録ではなく、
「AさんはXが不足していることを認識していないようだ」
「Aさんは何度もCさんに確認を入れてから話していた」
「実質的にはBさんではなくCさんが上司としての発言をしていた」
「重要な機密情報があるために大事なことを言えない感じだった」
「途中でAさんが退席した」「Bさんは遅刻してきたのに謝罪をしなかった」
「同じことを3回言っている・・」「Cさんはメモをとらずに会議している」
といったような、会議の具体的な内容から一歩引いた視点からの観察記録である。
誰が、いつ、何の発言に対して、どう観察したかという情報が大切である。

メタ議事録を通常の議事録とセットにしておくことで、
会議の雰囲気を後で他の人に伝えたり、文脈を思い出したりすることの助けになるほか、
会議のクオリティ改善につながっていく。
会議を俯瞰して観察した情報というのは、会議の議事録本体よりも重要だったりもするのだ。

自分としては、1人のときでもメタ議事録をとることを心がけているのだが、
1人だと筆記速度に限界があるので不満が残ってしまう。
複数人で参加しているときは、かなり詳細なメタ議事録をとることが可能だと考えられる。

同じような議事録を2つも書くよりは、違う視点から2つの議事録を書いた方がよい。

また、複数人でノートPCを持ち込んで会議をするときには、
ローカルWiFiLANをその場で設定してco-writingをすることで、
会議中に隠れて議論ができ、質問者をフォローしたりできて、さらに効果的かもしれない。

理想的なツールのあり方は、ノートPC同士を接続し、主議事録を書いている人が、
プロジェクタにうつっていない方の画面を使って、
書かれている最中の主議事録そのものに対して、その議事録にオーバーラップするかたちで、
コメントが書かれた付箋を張っていく、というようなものになるのだろう。

会議中の、コンピュータを用いた協調作業には改善の余地がまだまだある。

Posted by ringo : 2007年06月05日 11:34

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